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Musashino, Prix japonais de la Qualité
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La connaissance est la force motrice des affaires, elle ne se transmet pas par l’enseignement mais par le ba of chi, ou la communauté de connaissance, que l’on fait exister dans l’entreprise.
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L’important n’est pas tant de penser que d’agir pour concrétiser sur le terrain. On ne discute pas de la valeur de la connaissance de l’entreprise, si elle est bonne ou mauvaise. On la met en œuvre et c’est à partir de là qu’on l’éprouve. L’attitude doit être active car on ne peut espérer que les conditions deviennent excellentes ou propices. L’environnement n’attend jamais que l’on soit prêt. Les entreprises qui ne s’harmonisent pas avec les conditions du marché disparaissent. On accompagne le changement tel qu’il se présente, sans discuter. La connaissance de l’entreprise, ses valeurs et son patrimoine intellectuel sont tous investis dans ce sens.
En s’appuyant sur le ba of chi, on accueille les mutations et on s’y adapte en conséquence. Par conservatisme, les employés ne veulent pas changer. Il faut inventer des solutions contre cette tendance naturelle. Ce n’est pas en passant du temps à étudier, comme dans les grandes sociétés, qu’ils évoluent, la solution repose dans une réactivité totale aux changements des circonstances. Il s’agit d’un apprentissage par l’action elle-même. Lorsque le président enjoint aux employés de faire quelque chose, ils s’exécutent ou alors ils quittent la société. Chacun pense ce qu’il veut, a la religion qu’il entend..., les valeurs de l’entreprise ne peuvent être remises en cause et doivent être partagées. Or, celle qui est centrale est la satisfaction des clients à qui nous vendons des balles et pas de fusil. Un fusil n’est vendu qu’une fois alors que les munitions sont toujours nécessaires. Cette image inspire les relations que entretenues avec les clients.
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La gestion du savoir maintient l’entreprise au dessus de la ligne de flotaison de ses marchés. Comme PME, Musashino n’a pas le droit à l’erreur comme certaines grandes sociétés japonaises. Pour ne pas disparaître dans une compétition redoutable sans pitié, elle modifie sans cesse son état d’esprit.
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Le management book concentre et résume les orientations essentielles de l’entreprise. Parce qu’il n’est guère possible, dans une P.M.E., de recruter des personnes à haut niveau d’instruction et de qualification, tout est détaillé dans ce carnet. Il contient toute l’information sur la société et la met en transparence jusqu’à l’agenda de son président. Consulté quotidiennement, les employés s’y imprègnent de la vision, des valeurs et des objectifs de l’entreprise. Des discussions en groupes se tiennent régulièrement. Il contient des études de cas réels dont les plus instructifs ne viennent pas des succès mais plutôt des échecs. L’apprentissage par l’analyse de l’erreur est excellent et c’est ainsi que le carnet évolue et s’améliore d’année en année. Lorsqu’il contient des erreurs, le président et les employés s’attachent à les corriger.
Il est important de donner les grandes orientations, la vision, et les employés réfléchissent et utilisent leurs connaissances pour réaliser leurs objectifs individuels. La référence majeure est le travail avec les clients. Les employés affichent des mémos (ba of chi) regroupés par critères de proximité thématique et des discussions s’établissent à partir d’eux pour décider des suites à donner et des processus à améliorer. Le consensus est incontournable et les décisions doivent être prises à l’unanimité ! Tant qu’il n’est pas atteint, tout le monde reste dans l’entreprise sans rentrer chez soit. Cela peut prendre jusqu’à cinq journées entières, nuits comprises, avant que l’unanimité deviennent effective. Ensuite, le groupe agit comme un seul homme !
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Bee-strategy
A la différence de l’arraignée qui attend sa proie après avoir tissé sa toile, les abeilles vont chercher le pollen en s’informant les unes les autres sur les destinations et les chemins à suivre.
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On en doit pas attendre le client, il faut aller le chercher. Ce n’est pas lui qui va chercher le fournisseur mais l’inverse. A Musashino, les centres de profits sont séparés mais chacun s’efforce de contracter de nouveaux clients et développe de nouveaux services. Les employés apprennent à travers la pratique et s’enseignent les uns les autres. Ils inventent et mettent en œuvre des innovations, notamment dans l’usage des technologies numériques, très utilisées pour tout ce qui concerne les infrastructures et les échanges internes à l’entreprise. Mais, dès que cela concerne les relations stratégiques, soit avec les clients, l’analogique, le contact humain, le face-à-face deviennent irremplaçables. Dans le numérique où il y a toujours de la distance.
Le système des cartes de remerciements (thanks cards) fait vivre la gestion du savoir dans l’entreprise. Chaque employé, du bas en haut de la pyramide, délivre des cartes de remerciement, en interne comme en externe, à toute personne qui contribue à l’amélioration de la situation et des affaires de l’entreprise. Cela peut concerner une observation pertinente par rapport à un client, une manière de faire, une remarque, une suggestion astucieuse, une idée innovante et profitable… En général, ce sont des petites choses, des détails mais dont l’effet quotidien cumulé est porteur d’effet. Les grandes choses se réalisent rarement, les petites sont plus faciles car elles sont à portée de main.
On utilise des bristols de la taille d’une carte de visite mais aussi des cartes postales, des fax, des mails ou encore des SMS… Dans l’entreprise, les groupes au sein desquels circulent beaucoup de cartes de remerciements reçoivent des primes, du bonus à titre collectif mais aussi individuel. Ceux qui distribuent des cartes sont aussi distingués car ils manifestent ainsi l’attention portée aux actions des autres, au développement de l’entreprise et à l’intégration de ses valeurs. Cette sensibilité aux autres tout comme les bonnes suggestions et les bonnes pratiques se traduisent en bonus. Ceux qui ne distribuent pas de cartes sont pénalisés ! Douze mille cartes sont échangées en moyenne chaque année. A Musashino, le patron communique son admiration à un employé lorsque celui-ci a réalisé quelque chose de remarquable qui contribue à l’intérêt de la société.
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Pour plus d’info sur ce sujet, voir Le réveil du samouraï.